Transparantie, keurmerken en governance

CBF-erkenning

De bedrijfsvoering van Plan International voldoet aan de Code voor Goed Bestuur. Als drager van het CBF-Keur sinds 1998 hanteert Plan International bij de fondsenwerving ook de gedragscode van het CBF. Sinds 19 november 2018 zijn er nieuwe erkenningsvoorwaarden van het CBF opgesteld, waaraan Plan International uiteraard ook voldoet.

Hoe wordt mijn geld besteed?

Plan International besteedde in het afgelopen jaar (juli 2022 t/m juni 2023) 92,2% van de totale bestedingen aan het realiseren van een betere toekomst voor meisjes en jongens in lage- en middeninkomenslanden.

Om continuïteit in de bedrijfsvoering te bewaken, streeft Plan International naar operationele effectiviteit en efficiëntie, een gedifferentieerd inkomstenmodel en een duurzame bedrijfsvoering. Plan International  is lid van Goede Doelen Nederland (GDN) en houdt zich bij de fondsenwerving aan de gedragscodes van GDN. Deze zijn gestoeld op de basiswaarden respect, openheid, betrouwbaarheid en kwaliteit. Plan International is tevens lid van Partos, de Nederlandse branchevereniging voor internationale samenwerking.

Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI)

Plan International beschikt sinds de invoering in januari 2008 over een ANBI-verklaring, die garandeert dat de Belastingdienst Plan International erkent als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Dit biedt fiscale voordelen voor zowel sponsors als voor Plan International.

Goede Doelen Nederland

Sinds 1 januari 2016 is er een Erkenningsregeling Goede Doelen met nieuwe normen en gemoderniseerd toezicht. De meeste codes en richtlijnen van Goede Doelen Nederland zijn opgenomen in de normen van de Erkenningsregeling.

Voor de leden van Goede Doelen Nederland gelden de volgende codes, regels en richtlijnen waar Plan International in Nederland aan voldoet:

• SBF-code voor Goed Bestuur (vervangt code Wijffels).
• Richtlijn 650 en Richtlijn C2 (onderdeel van richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de jaarverslaggeving) en aanbeveling Toepassing Richtlijn 650 ‘kostentoerekening beheer en administratie’.
• Erkenningsregeling Goede Doelen.
• Regeling beloning directeuren van goede doelen.
• Richtlijn Financieel Beheer goede doelen.
• Handreiking verwerking en waardering van nalatenschappen belast met (vrucht)gebruik

ISO:9001

Sinds november 2017 is Plan ISO:9001-2015 gecertificeerd en voldoet daarmee aan de ISO richtlijnen voor kwaliteitsborging.

Partos

Naast het ISO:9001 certificaat heeft Plan International in Nederland is tevens een Partos 9001-verklaring gekregen. Dit keurmerk is ontwikkeld door branchevereniging Partos als de meest adequate toepassing van de ISO:9001 in de ontwikkelingssector en houdt rekening met de specifieke omstandigheden van ons werk en werkveld.

Privacy en privacyrechten

Plan International is verwerkingsverantwoordelijke volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Plan International verwerkt de persoonsgegevens van sponsors op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de AVG. Op www.planinternational.nl/privacy wordt alle informatie rondom informatievergaring en -verwerking uitgebreider toegelicht.

Controle op effectiviteit en efficiëntie van de bestedingen

Het beheer van programma’s en projecten, inclusief de samenwerking met partnerorganisaties, wordt op meerdere momenten getoetst. De uitvoering wordt gemonitord door de analyse van inhoudelijke rapporten (elk kwartaal, half jaar of jaar) en financiële kwartaalrapportages. Jaarlijks bezoeken de betreffende themadeskundigen van Plan International de programma’s en projecten in uitvoering om deze te monitoren. Ieder programma en project wordt halverwege en bij afronding extern geëvalueerd.

De afspraken over financiële bijdragen van Plan International aan de programma’s van Plan International worden vastgelegd in een Funding Agreement Document (FAD), waarin ook een betalingsplanning is opgenomen. De financiële bijdragen van Plan International worden in termijnen overgemaakt, op basis van goedgekeurde financiële en inhoudelijke rapportages. Mocht op enig moment blijken dat een partner zijn verplichtingen niet nakomt, dan past Plan International haar fraude- en sanctiebeleid toe (op basis van de Anti-Fraud and Anti-Corruption Policy die is vastgesteld door Plan International).

Plan International behoudt zich het recht voor om contractuele verplichtingen eenzijdig te ontbinden als de financiële middelen niet in overeenstemming met de gemaakte afspraken worden gebruikt door de partnerorganisatie. Plan International controleert hoe fondsen worden besteed. Mede daarmee waarborgt Plan International efficiënt beheer en kan oneigenlijk gebruik worden voorkomen. Het lokale landenmanagement is financiële verantwoording schuldig aan de landendirecteur (Country Director), die op zijn beurt verantwoording aflegt aan een van de vier regionale directeuren. De regionale directeuren leggen verantwoording af aan de CEO van Plan International, die weer verantwoording aflegt aan het internationale bestuur (International Board) van Plan International.

Alle procedures, administratieve en controlling processen zijn vastgelegd in het Field Operation Book. De interne auditafdeling van Plan International controleert jaarlijks ongeveer 70 procent van de uitgaven in de programmalanden en rapporteert daarover aan de Financial Audit Committee van het internationale bestuur. Bovendien wordt Plan International jaarlijks gecontroleerd door externe accountants. Het management en de operaties van Plan International Inc. en Plan Limited worden gecontroleerd en onafhankelijk beoordeeld door het International Committee on Fundraising Organizations (ICFO). Beide voldoen aan de ICFO- standaarden en grondslagen.

Monitoring van de uitvoering van de interne processen

Het monitoren en evalueren van de uitvoering van activiteiten vindt plaats gedurende het jaar. Wat betreft de interne processen steunt de directie vooral op de monitoring door de CFO, interne kwaliteitsaudits, externe benchmarkonderzoeken en klachtenrapportages. Ook steunt de directie op de bevindingen van de externe accountant, de externe ISO-auditor, het CBF, Goede Doelen Nederland, het ministerie van Buitenlandse Zaken, Plan International en andere relevante belanghebbenden.

Aanpassingen naar aanleiding van evaluaties

De directie monitort verbeterpunten maandelijks en per kwartaal, en bespreekt deze met het Management Team van Plan International.